Quản trị tri thức không chỉ là việc thu thập và lưu trữ thông tin; nó còn liên quan đến việc chuyển đổi dữ liệu thành tri thức có giá trị, sử dụng nó một cách thông minh và hiệu quả để tạo ra lợi thế cạnh tranh và phản ứng linh hoạt trước những thay đổi của thị trường.
Trong bài viết này từ chiasetrithuc.com, chúng tôi sẽ đưa bạn đi sâu vào khái niệm quản trị tri thức, khám phá những cơ hội và thách thức mà quản trị tri thức mang lại trong thời đại ngày nay.
Quản trị Tri thức là gì?
Quản trị tri thức (Knowledge Management – KM) là một khái niệm và thuật ngữ được giới thiệu vào đầu những năm 1990. Dù có nhiều quan điểm khác nhau về quản trị tri thức, chưa có một định nghĩa duy nhất nào được công nhận rộng rãi.
Trong cuốn sách “People-Focused Knowledge Management”, Karl M. Wiig định nghĩa: Quản trị tri thức là quá trình sáng tạo, phát triển và ứng dụng tri thức một cách có hệ thống và minh bạch nhằm tối đa hoá hiệu quả hoạt động liên quan đến tri thức và giá trị doanh nghiệp từ tri thức và tài sản trí tuệ sẵn có.
Kimiz Dalkir (2005), một nhà chuyên môn về quản trị tri thức, định nghĩa rằng quản trị tri thức là quá trình sử dụng một cách hệ thống các phương pháp tiếp cận để thu thập, quản lý và phân phối tri thức trong tổ chức, nhằm mục đích cải thiện năng suất lao động, tái sử dụng các phương pháp làm việc hiệu quả và giảm thiểu chi phí do việc thực hiện lặp lại.
Nói một cách tổng quát, quản trị tri thức là sự kết hợp mục tiêu và có hệ thống giữa con người, công nghệ và các quy trình quản lý, nhằm khuyến khích việc thu thập, tạo ra, bảo quản, chia sẻ và áp dụng hiệu quả tri thức cá nhân và tri thức tổ chức. Mục đích là để tăng cường khả năng ra quyết định, hiệu quả thực thi và khả năng thích nghi của tổ chức.
Các định nghĩa về quản trị tri thức thể hiện nổi bật các đặc tính sau:
- Quản trị tri thức được xem là một lĩnh vực đặc biệt, gắn kết chặt chẽ với cả lý thuyết và ứng dụng, đồng thời là một lĩnh vực đa ngành, bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau.
- Quản trị tri thức không giống như công nghệ thông tin; mặc dù công nghệ thông tin là một phần không thể thiếu và đóng một vai trò hỗ trợ cực kỳ quan trọng trong quản trị tri thức.
- Trong quản trị tri thức, yếu tố con người được đặt ở vị trí trung tâm, và ba chức năng chính của con người đối với thông tin – bao gồm việc lưu trữ, xử lý và truyền đạt thông tin – luôn đóng một vai trò cốt yếu trong việc quản lý tri thức một cách hiệu quả cho cả cá nhân và tổ chức.
Chức năng của Quản trị Tri thức
Ruggles và Holtshouse (1999) đã xác định những chức năng sau đây của quản trị tri thức:
- Tạo ra tri thức mới.
- Tiếp cận các tri thức giá trị từ nguồn bên ngoài.
- Sử dụng tri thức có thể tiếp cận để ra quyết định.
- Nhúng tri thức vào các quá trình, sản phẩm và dịch vụ.
- Trình bày tri thức trong tài liệu, trong các cơ sở dữ liệu, cơ sở tri thức.
- Tạo thuận lợi cho tri thức phát triển thông qua văn hoá và khuyến khích.
- Chuyển tri thức đã có vào các bộ phận khác nhau của tổ chức.
Quản trị tri thức không chỉ giữ một vai trò trọng yếu trong việc tạo dựng một cơ sở tri thức vững chắc cho tổ chức, mà còn mang lại những lợi ích đáng kể cho sự phát triển và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Thông qua việc thực hiện các chức năng cụ thể của quản trị tri thức, doanh nghiệp có thể bảo đảm sự linh hoạt và đổi mới liên tục, qua đó xây dựng được lợi thế cạnh tranh lâu dài trên thị trường.
Tri thức và Chiến lược cạnh tranh trong thị trường
Tri thức đóng một vai trò trung tâm trong việc giúp các doanh nghiệp tạo dựng và giữ vững lợi thế cạnh tranh trong môi trường thị trường đầy thách thức. Cách thức mà doanh nghiệp áp dụng và sử dụng tri thức có thể tác động mạnh mẽ đến chiến lược cạnh tranh của họ.
- Thu Thập Thông Tin Thị Trường và Đối Thủ: Tri thức giúp doanh nghiệp thu thập thông tin quan trọng về thị trường, xu hướng tiêu dùng và đối thủ cạnh tranh. Qua việc phân tích và hiểu biết sâu sắc về những thông tin này, doanh nghiệp có thể nhanh chóng điều chỉnh chiến lược kinh doanh của mình để phản ứng linh hoạt với các biến động của thị trường.
- Phát Triển Sản Phẩm và Dịch Vụ Độc Đáo: Tri thức về nhu cầu và mong muốn của khách hàng giúp doanh nghiệp phát triển sản phẩm và dịch vụ độc đáo, đáp ứng chính xác nhu cầu của thị trường. Sự hiểu biết này cho phép doanh nghiệp cung cấp giải pháp tối ưu cho khách hàng, tạo ra lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ.
- Tối Ưu Hóa Quy Trình Sản Xuất và Dịch Vụ: Tri thức về quy trình sản xuất và cung ứng dịch vụ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất và chất lượng của sản phẩm/dịch vụ. Áp dụng công nghệ và phương pháp tiên tiến giúp giảm chi phí sản xuất và nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh.
- Xây Dựng Thương Hiệu Mạnh Mẽ: Tri thức về quản lý thương hiệu và tiếp thị giúp doanh nghiệp xây dựng và quản lý một thương hiệu mạnh mẽ trên thị trường. Hiểu biết về cách tạo ảnh hưởng đến nhận thức của khách hàng và xây dựng hình ảnh thương hiệu tích cực giúp thu hút và giữ chân khách hàng, tạo lợi thế cạnh tranh.
- Đổi Mới Liên Tục: Tri thức cũng là chìa khóa giúp doanh nghiệp duy trì sự đổi mới không ngừng, liên tục cải tiến và phát triển sản phẩm/dịch vụ mới để đáp ứng nhu cầu thay đổi của thị trường. Đầu tư vào nghiên cứu và phát triển dựa trên tri thức giúp doanh nghiệp giữ vững vị thế cạnh tranh và phát triển bền vững.
Cơ hội và thách thức Quản trị Tri thức
Cơ hội:
- Nâng cao Hiệu suất và Sáng tạo: Quản trị tri thức tạo điều kiện cho việc chia sẻ kiến thức và học hỏi mở, từ đó thúc đẩy hiệu suất làm việc và khả năng sáng tạo trong tổ chức.
- Tăng cường Cạnh tranh và Phát triển Bền vững: Sử dụng quản trị tri thức giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin thị trường và đối thủ, phát triển chiến lược cạnh tranh và đảm bảo sự bền vững trong môi trường kinh doanh.
- Xây dựng Môi trường Học tập Liên tục: Khuyến khích sự học hỏi liên tục và phát triển nghề nghiệp, tạo ra môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ sự phát triển cá nhân.
- Tạo ra Giá trị Thêm cho Khách hàng: Tận dụng tri thức để cải thiện sản phẩm và dịch vụ, mang lại giá trị cao hơn cho khách hàng và tăng cường mối quan hệ với họ.
- Thu hút và Giữ chân Nhân tài: Môi trường làm việc chứa đầy tri thức và cơ hội học hỏi thu hút và giữ chân nhân tài, đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Thách thức
- Thách thức về tính hữu hình của tri thức: Một trong những thách thức lớn nhất trong quản trị tri thức là chuyển đổi tri thức không hữu hình thành tri thức hữu hình mà các nhân viên có thể truy cập và sử dụng. Việc này đòi hỏi các công cụ và quy trình phức tạp để thu thập, tổ chức và chia sẻ tri thức một cách hiệu quả.
- Thách thức về văn hoá tổ chức: Thường xuyên, văn hoá tổ chức không ủng hộ việc chia sẻ tri thức và học hỏi liên tục. Một số nhân viên có thể không muốn chia sẻ kiến thức của họ vì sợ mất vị thế hoặc không nhận được sự công nhận xứng đáng.
- Thách thức về công nghệ và hạ tầng: Việc xây dựng và duy trì hạ tầng công nghệ phù hợp để lưu trữ và truy cập tri thức có thể tốn kém và đòi hỏi sự đầu tư lớn. Hơn nữa, việc tích hợp các hệ thống khác nhau và đảm bảo tính an toàn thông tin cũng là một thách thức đáng kể.
- Thách thức về thay đổi và đổi mới: Môi trường kinh doanh luôn biến đổi, đòi hỏi doanh nghiệp phải thích ứng nhanh chóng và liên tục đổi mới chiến lược quản trị tri thức để đáp ứng nhu cầu mới.
Tóm lại, quản trị tri thức không chỉ là một khái niệm lý thuyết mà còn là một công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp thích nghi và phát triển trong môi trường kinh doanh luôn thay đổi. Việc nhận biết và sử dụng tri thức một cách linh hoạt và hiệu quả sẽ tạo điều kiện cho các tổ chức không chỉ xây dựng được lợi thế cạnh tranh mà còn đảm bảo sự thành công lâu dài trong thế giới kinh doanh hiện đại. Bên cạnh đó, việc đầu tư vào quản trị tri thức cũng là bước đi quan trọng hướng tới việc khuyến khích sự đổi mới và phát triển bền vững cho doanh nghiệp trong tương lai.
