Quản trị tri thức ngày nay đã trở thành một yếu tố quan trọng giúp cải thiện hiệu suất và khuyến khích sự đổi mới trong các tổ chức. Bài viết này sẽ tập trung vào ba mô hình quản trị tri thức hiệu quả: mô hình của Wiig (1993), Choo (1998), và Meyer & Zack (1996). Hãy cùng chiasetrithuc.com tìm hiểu về cách thức mà những mô hình này góp phần vào việc tạo lập và sử dụng tri thức trong tổ chức, nhằm đạt được thành công và phát triển bền vững.
Quản trị tri thức là quá trình sáng tạo, phát triển và ứng dụng tri thức một cách có hệ thống và minh bạch nhằm tối đa hoá hiệu quả hoạt động liên quan đến tri thức và giá trị doanh nghiệp từ tri thức và tài sản trí tuệ sẵn có. (Sách “People-Focused Knowledge Management”, Karl M. Wiig)
3 mô hình quản trị tri thức phổ biến
Mô hình xây dựng và sử dụng tri thức Wiig (1993)
Mô hình xây dựng và sử dụng tri thức của Wiig (1993) đưa ra một cách tiếp cận toàn diện trong quản trị tri thức, bắt đầu từ việc xây dựng và hình thành tri thức cho đến việc áp dụng tri thức đó vào thực tiễn. Dưới đây là các bước chính trong mô hình này:
- Xây Dựng và Hình Thành Tri Thức: Quá trình này bắt nguồn từ việc tích lũy kiến thức cá nhân qua kinh nghiệm làm việc, đào tạo chính thức, và tài liệu như sách, báo. Cá nhân cũng có thể học hỏi từ đồng nghiệp và cấp trên, qua đó hình thành nền tảng kiến thức cá nhân.
- Nắm Bắt Kiến Thức: Ở giai đoạn này, kiến thức được hữu hình hóa qua các tài liệu cụ thể như sách, bản hướng dẫn, giúp chuyển đổi kiến thức cá nhân thành tài liệu có thể truyền đạt. Điều này giúp kiến thức dễ dàng được chia sẻ và nắm bắt bởi các thành viên trong tổ chức.
- Tổng Hợp Kiến Thức: Quá trình lưu trữ kiến thức trên nền tảng dữ liệu của doanh nghiệp, giúp chia sẻ và tổng hợp kiến thức trở nên dễ dàng hơn. Việc sử dụng công nghệ hiện đại cho phép lưu trữ kiến thức dưới nhiều dạng khác nhau như video, tài liệu điện tử, từ đó cải thiện tính bảo mật và dễ dàng truy xuất.
- Áp Dụng Kiến Thức: Giai đoạn cuối cùng là việc áp dụng kiến thức vào công việc cụ thể, nơi các cá nhân sử dụng tri thức đã học để thực hiện công việc hiệu quả. Qua thời gian, quy trình và chính sách có thể được cải tiến và hoàn thiện dựa trên kinh nghiệm thực tế.
Mô hình của Wiig nhấn mạnh sự quan trọng của việc hình thành, chia sẻ, lưu trữ và áp dụng tri thức trong tổ chức, từ đó tạo điều kiện cho sự đổi mới và phát triển bền vững.
Mô hình quản trị tri thức Choo (1998)
Mô hình quản trị tri thức của Choo (1998) đưa ra một cách tiếp cận chiến lược và liên kết chặt chẽ giữa ba quá trình quan trọng, hỗ trợ sự phát triển và thích ứng của tổ chức trong môi trường kinh doanh đầy biến động.
- Tạo cảm giác: Quá trình này tập trung vào việc thu thập và phân tích thông tin để nhận diện sự thay đổi và xu hướng trong môi trường kinh doanh, bao gồm cả khách hàng và đối thủ cạnh tranh. Mục tiêu là đảm bảo tổ chức có thể thích ứng và phát triển bền vững, thông qua việc tạo ra tri thức mới và cải thiện hiệu suất làm việc. Việc nhận thức rõ ràng về môi trường giúp tổ chức thúc đẩy sự thay đổi và tăng cường khả năng thích ứng.
- Sáng tạo tri thức mới: Quá trình này chuyển đổi trải nghiệm cá nhân thành tri thức chung thông qua đối thoại và chia sẻ giữa các cá nhân trong tổ chức. Sự trao đổi và chia sẻ kiến thức liên tục giúp nâng cao vốn tri thức tổng thể và đối phó với các thách thức từ thị trường. Điều này khuyến khích sự sáng tạo, dẫn đến việc phát triển sản phẩm mới và tạo giá trị cho khách hàng.
- Ra quyết định: Quá trình này liên quan đến việc lựa chọn các phương án chiến lược để thích ứng với môi trường biến động. Ra quyết định đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về môi trường kinh doanh và khả năng đưa ra các quyết định chiến lược một cách thông minh. Quá trình này phản ánh sự thay đổi và sáng tạo tri thức mới, giúp tổ chức điều chỉnh hoặc phát triển chiến lược mới để đạt được sự thành công và phát triển bền vững.
Mô hình của Choo nhấn mạnh sự liên kết giữa việc nhận thức, sáng tạo và ra quyết định trong quản trị tri thức, từ đó hỗ trợ tổ chức trong việc nắm bắt cơ hội, đối mặt với thách thức và thúc đẩy sự đổi mới liên tục.
Mô hình Meyer & Zack (1996)
Mô hình do Meyer và Zack đưa ra xác định các giai đoạn khác nhau trong quản trị tri thức. Đây là quá trình tuần hoàn bắt đầu từ thu thập, sàng lọc thông tin, lưu trữ, phân phối và chuyển đổi thành tri thức để truyền tải đến các thành viên.
Thu thập dữ liệu và thông tin
Giai đoạn này đặc biệt nhấn mạnh tới việc đảm bảo chất lượng và độ chính xác của thông tin, vì chính thông tin này sẽ là nền tảng cho quá trình chuyển hóa thành kiến thức. Dữ liệu và thông tin ở đây được hiểu là kết quả từ quá trình tìm hiểu và tích lũy kinh nghiệm của các cá nhân trong tổ chức. Qua đó, họ thu thập được những thông tin và dữ liệu quan trọng liên quan đến một vấn đề cụ thể, tạo nên vốn hiểu biết và kiến thức nền tảng.
Một ví dụ minh họa cho giai đoạn này có thể thấy trong một doanh nghiệp sản xuất bánh. Nhân viên chịu trách nhiệm sẽ cần thu thập thông tin cần thiết về các nhà cung cấp bột mì, bao gồm thông số kỹ thuật, giá cả và lịch trình giao hàng của mỗi nhà cung cấp. Thông tin thu thập được sau đó sẽ được lưu trữ và chuẩn hóa, phục vụ cho quá trình ra quyết định sau này.
Một ví dụ khác là nhân viên kinh doanh sẽ tìm hiểu và thu thập thông tin về đặc tính của khách hàng mục tiêu. Thông tin này sau đó được tổng hợp lại và trở thành cơ sở để xác định cách tiếp cận và sản phẩm phù hợp nhất với khách hàng.
Giai đoạn này tạo nền tảng cho tổ chức trong việc hình thành hệ thống thông tin và dữ liệu cơ bản về các lĩnh vực chuyên môn. Qua giai đoạn tiếp theo, tổ chức sẽ sàng lọc và phân loại thông tin, chọn ra những thông tin hữu ích nhất để chuyển đổi thành kiến thức có giá trị.
Sàng lọc
Sau khi xây dựng được hệ thống thông tin, bước tiếp theo trong quản trị tri thức là chọn lọc thông tin để chuyển đổi thành kiến thức có giá trị, làm cho việc lưu trữ và truy xuất thông tin trở nên thuận tiện hơn trong tương lai. Quá trình sàng lọc này được thực hiện dựa trên nhiều tiêu chí và phương pháp khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của tổ chức, bao gồm sàng lọc về mặt logic, vật lý, chuẩn hóa và tinh gọn.
Về mặt vật lý, quá trình này bao gồm việc chọn lọc thông tin và di chuyển dữ liệu từ một phần mềm sang các phương tiện lưu trữ khác, giúp quản lý và bảo quản thông tin một cách hiệu quả.
Về mặt logic, quá trình này tập trung vào việc cấu trúc lại thông tin theo các định dạng đã được xác định, lập chỉ mục và tích hợp thông tin vào một nhóm lớn hơn để sử dụng sau này. Sàng lọc theo tiêu chí logic giúp việc truy xuất thông tin trở nên dễ dàng hơn khi thông tin được sắp xếp một cách có hệ thống và phân loại vào các chỉ mục cụ thể.
Trong quá trình thu thập, những dữ liệu không quan trọng hoặc không ảnh hưởng đến định hướng kế hoạch và chiến lược của tổ chức cần được loại bỏ, giúp tạo ra sự tập trung và tránh sự phân tâm từ thông tin không cần thiết.
Tiêu chuẩn hóa liên quan đến việc chỉnh sửa và định dạng lại tất cả thông tin theo các mẫu đã được xác định trước, giúp việc so sánh và sử dụng thông tin trở nên dễ dàng hơn. Việc chuẩn hóa thông tin theo một mẫu cụ thể giúp việc tìm kiếm và hiểu thông tin trở nên thuận tiện hơn, đặc biệt là đối với nhân sự mới khi họ tiếp cận với tài liệu được sắp xếp và trình bày một cách rõ ràng, giúp họ nắm bắt nội dung một cách nhanh chóng.
Lưu trữ và truy xuất
Sau quá trình sàng lọc và chuẩn hóa thông tin, các doanh nghiệp tiến hành lưu trữ thông tin đã được tinh chọn vào các hệ thống phần mềm tùy chỉnh và tài liệu hướng dẫn khác. Mục đích là để đảm bảo tri thức được bảo quản an toàn và có thể dễ dàng truy cập bởi các thành viên trong tổ chức, từ đó hỗ trợ việc học tập và phát triển năng lực nội bộ.
Một ví dụ điển hình là việc tổng hợp, sàng lọc và lưu trữ thông tin liên quan đến quy trình sản xuất sản phẩm như là một tài sản tri thức quý giá của tổ chức. Thông tin quan trọng như công thức sản phẩm, thành phần, nguyên liệu, và thiết kế bao bì, nhãn mác được lưu trữ cẩn thận. Một ví dụ khác là tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm nội bộ của công ty, giúp nhân viên mới dễ dàng tiếp cận và sử dụng.
Trong quản trị tri thức của các doanh nghiệp, việc lưu trữ và truy xuất thông tin có vai trò cực kỳ quan trọng. Điều này đảm bảo rằng kiến thức và kinh nghiệm được tích lũy bởi nhân sự không bị mất đi khi họ rời khỏi tổ chức. Với sự phát triển của công nghệ hiện đại, việc lưu trữ thông tin giờ đây có thể dễ dàng thực hiện qua các phần mềm công nghệ và hệ thống điện toán đám mây, giúp tối ưu hóa quá trình bảo quản và truy cập tri thức.
Lưu trữ và truy xuất
Sau khi thực hiện quá trình sàng lọc để chọn lọc thông tin quan trọng và tiến hành chuẩn hóa theo các mẫu đã định, các doanh nghiệp bắt đầu quá trình lưu trữ thông tin qua phần mềm tùy chỉnh và các loại tài liệu, hướng dẫn khác. Mục tiêu chính là để đảm bảo rằng tri thức được bảo quản một cách an toàn và có thể dễ dàng truy cập bởi các cá nhân trong tổ chức, từ đó hỗ trợ việc học tập và phát triển năng lực nội bộ.
Một ví dụ điển hình cho quá trình này là việc tổng hợp và lưu trữ thông tin liên quan đến quy trình sản xuất sản phẩm, coi đó như là một tài sản tri thức quý giá của tổ chức. Thông tin quan trọng như công thức sản phẩm, thành phần, nguyên liệu, và thiết kế bao bì, nhãn mác được lưu trữ cẩn thận. Một ví dụ khác là việc lưu trữ tài liệu hướng dẫn cách sử dụng phần mềm nội bộ của công ty, giúp nhân viên mới dễ dàng tiếp cận và sử dụng.
Trong quản trị tri thức của các doanh nghiệp, việc lưu trữ và truy xuất thông tin có vai trò cực kỳ quan trọng. Điều này đảm bảo rằng kiến thức và kinh nghiệm được tích lũy bởi nhân sự không bị mất đi khi họ rời khỏi tổ chức. Với sự phát triển của công nghệ hiện đại, việc lưu trữ thông tin giờ đây có thể dễ dàng thực hiện qua các phần mềm công nghệ và hệ thống điện toán đám mây, giúp tối ưu hóa quá trình bảo quản và truy cập tri thức.
Phân phối
Khi thông tin đã được lưu trữ, giai đoạn tiếp theo là việc các cá nhân trong tổ chức tiếp cận và sử dụng nguồn tài liệu đó. Các loại tài liệu nội bộ phổ biến bao gồm sổ tay nhân viên, hướng dẫn hội nhập, cũng như tài liệu chuyên môn như quy trình chăm sóc khách hàng, hướng dẫn xây dựng đề xuất, hay quy trình thiết kế sản phẩm. Các nhân viên có trách nhiệm sẽ được cấp quyền truy cập vào kho tri thức này của doanh nghiệp để nắm bắt thông tin cơ bản, phục vụ cho công việc của mình.
Qua quá trình này, năng lực của nhân sự được trau dồi và hoàn thiện bằng cách tiếp cận với nguồn tri thức đã được xây dựng và lưu trữ trong tổ chức. Đồng thời, doanh nghiệp cần chú trọng đến việc chủ động cải tiến và làm giàu vốn tri thức một cách liên tục. Điều này có nghĩa là các quy trình, tài liệu và hướng dẫn cần được cập nhật và làm mới thường xuyên để đạt được hiệu quả tối ưu trong quá trình làm việc, đồng thời khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới trong tổ chức.
Truyền tải
Giai đoạn cuối cùng mô tả việc truyền tải kiến thức đến các thành viên trong tổ chức. Quá trình này phụ tùy thuộc vào mức độ phức tạp của tổ chức và đặc điểm của người nhận. Mỗi người nhận sẽ có nhu cầu cụ thể đối với các phần khác nhau. Điều chỉnh và đóng gói tri thức cho từng nhóm người nhận giúp tăng năng suất và hiệu quả.
Ví dụ, trong một buổi huấn luyện nội bộ, nhân viên kinh doanh có thể muốn tìm hiểu về kinh nghiệm làm việc với khách hàng, trong khi đó, nhân viên phát triển sản phẩm cần hiểu rõ về nguyên lý thiết kế và thành phần sản phẩm. Việc tập trung vào kiến thức cụ thể liên quan đến chuyên môn của mỗi nhóm sẽ giúp quá trình đào tạo và phát triển năng lực nhân sự đạt hiệu quả cao hơn.
Nhân viên cũng được khuyến khích đưa ra phản hồi về kiến thức đã học để xác định những gì cần được cải thiện hoặc phát triển thêm. Điều này cho thấy quản trị tri thức là một quá trình hoàn thiện liên tục, nơi kiến thức được cập nhật và tối ưu hóa dựa trên phản hồi và nhu cầu thực tế.
Mô hình Meyer & Zack (1996) được đánh giá cao vì khả năng cung cấp một cái nhìn toàn diện từ đầu đến cuối, bao phủ toàn bộ tổ chức và đưa ra một bức tranh toàn cảnh về tất cả các yếu tố cần thiết cho quản trị tri thức hiệu quả.
Quản trị tri thức yêu cầu sự kết hợp của nhiều công cụ đa dạng, từ công nghệ thông tin đến các phương pháp giao tiếp, hợp tác và quản lý nội dung, nhằm đảm bảo quá trình nắm bắt, sáng tạo, chia sẻ, phổ biến và áp dụng tri thức diễn ra một cách tốt nhất.
Tóm lại, việc triển khai các mô hình quản trị tri thức hiệu quả không chỉ giúp tổ chức có cơ chế tổ chức và nắm bắt tri thức một cách có hệ thống mà còn khuyến khích sự đổi mới và cải thiện hiệu suất làm việc. Thông qua việc áp dụng các nguyên tắc và kỹ thuật từ các mô hình quản trị tri thức, tổ chức có thể đạt được sự phát triển bền vững trong bối cảnh thị trường đầy biến động và cạnh tranh hiện nay.
